A. Inleiding

3. Digitaal archiveren

Digitaal archiveren heeft tot doel interpreteerbare digitale archiefdocumenten in tijd over te brengen. Men gaat er best van uit dat de ontvanger van het digitaal archiefdocument toegang moet hebben tot het intellectueel archiefdocument en dat het document begrijpbaar moet zijn. Dit houdt in dat in de toekomst zowel computer als mens in staat moet zijn om de digitale archiefdocumenten te verwerken en te begrijpen. Dit stelt drie eisen aan de digitale archiefdocumenten. Zij moeten uitvoerbaar, visualiseerbaar en begrijpbaar zijn:

uitvoerbaar: de digitale dragers moeten intacte bitstreams bevatten die naar het computergeheugen kunnen overgebracht worden
visualiseerbaar: de bitstreams moeten door computers correct verwerkt worden zodat op het scherm het archiefdocument wordt getoond
begrijpbaar: de gebruiker kent de functie, de betekenis en de context van het archiefdocument zodat de archiefdocumenten herbruikbaar zijn.

Uit het voorgaande blijkt dat opslag van bitstreams onvoldoende is om toegang te hebben tot de inhoud van een digitaal archiefdocument. Het raadplegen van een interpreteerbaar archiefdocument is maar mogelijk wanneer een aaneenschakeling van opeenvolgende afhankelijkheden correct kan worden uitgevoerd:

de digitale drager bevat intacte bitstreams
de bitstreams worden in het computergeheugen ingeladen. Hiervoor zijn goed functionerende randapparaten, poorten, kabels en stuurprogramma’s nodig en moet het besturingssysteem van de computer compatibel zijn met het bestandssysteem van de drager
de ingeladen bits worden omgezet in het intellectueel archiefdocument en worden als zodanig op het scherm gepresenteerd. Dit is enkel mogelijk wanneer men over de nodige applicatiesoftware beschikt die het bestandsformaat van het digitaal archiefdocument ondersteunt
de gebruiker heeft informatie over de context waarbinnen het document werd gemaakt of gebruikt zodat hij/zij de functie en de betekenis ervan ten volle kan inschatten.

Van zodra één van deze schakels ontbreekt is het archiefdocument niet meer interpreteerbaar en dient het als verloren of niet meer bruikbaar te worden beschouwd. Hoe groter het aantal afhankelijkheden, hoe groter het risico op verlies van archiefdocumenten.

Uit de karakteristieken van een digitaal archiefdocument volgt dat digitaal archiveren niet hetzelfde is als het maken van back-ups. Back-ups hebben als doel op korte termijn verloren of gewiste digitale bestanden te herstellen, terwijl veel digitale archiefdocumenten op lange termijn herbruikbaar moeten zijn. Gezien het korte termijnperspectief kan men bij back-ups er vanuit gaan dat de oorspronkelijke IT-configuraties nog aanwezig zijn, wat voor digitale archiefdocumenten met een lange bewaartermijn niet het geval is. De gebruikers van back-ups zijn doorgaans de auteurs van de documenten zelf die de documenten kunnen gebruiken zonder contextuele of administratieve metadata. De gebruikers van digitale archiefdocumenten zijn in veel gevallen niet de auteurs of één van de dossierbehandelaars.

Andere webpagina's in dit hoofdstuk: