Digitale archiefdocumenten verschillen in meerdere opzichten van papieren archiefdocumenten. Een aantal belangrijke verschillen vloeien voort uit het feit dat digitale archiefdocumenten digitale objecten zijn [1]:
Deze kenmerken zijn inherent aan het ‘digitaal-zijn’. Het ‘digitaal-zijn’ is een essentiële karakteristiek van het archiefdocument die niet verloren mag gaan, maar die mee in tijd moet worden overgebracht. Archivarissen vertrekken immers vanuit het archiefwetenschappelijke principe dat archiefdocumenten in hun primaire vorm worden gearchiveerd: wat digitaal ontstaat, wordt digitaal gearchiveerd.
Door haar digitale eigenschap komt het concept van 'het' originele document onder druk te staan. In de digitale wereld overleeft het origineel immers niet. Door de technologische veroudering is het origineel gedoemd te verdwijnen. Telkens wanneer men een digitaal document reconstrueert, wordt als het ware een nieuwe kopie van het origineel gecreëerd. De uitvoering van eenzelfde bitstream resulteert immers in een nieuwe uitvoering of verschijning, afhankelijk van de gebruikte computer- en gebruikersinstellingen. Bovendien kan het originele digitale document niet altijd even gemakkelijk gedefinieerd worden. Digitale documenten hebben immers geen vaste verschijningsvorm. Dit maakt het extra moeilijk om de originele 'look and feel' van een document vast te leggen. Daarenboven kunnen originele bitstreams en hun kopieën niet van elkaar worden onderscheiden.
Digitale archiefdocumenten zijn anderzijds ook meer dan louter digitale objecten. Digitale archiefdocumenten onderscheiden zich van digitale objecten en digitale informatie door hun [2]:
Algemeen worden in een digitaal archiefdocument vijf componenten onderscheiden [3]:
De identificatie van de archiefdocumenten en de archiefwaardering resulteert in het vastleggen van de essentiële en incidentele eigenschappen of componenten van een archiefdocument. De inhoud, de structuur en de context van een archiefdocument zijn essentiële componenten [4]. De 'look and feel' en het gedrag daarentegen zijn dit niet altijd. Deze componenten zijn overigens niet altijd even gemakkelijk te archiveren. De 'look and feel' en het gedrag zijn dikwijls zodanig afhankelijk van specifieke computerprogramma's dat ze zonder die programma's nauwelijks of niet kunnen worden bewaard.
De essentiële eigenschappen worden gearchiveerd, terwijl de incidentele eigenschappen mogen verloren gaan of gewijzigd worden. Uit InterPARES onderzoek blijkt immers dat digitaal archiveren niet betekent dat het archiefstuk geen wijzigingen mag ondergaan, maar wel dat de finaliteit van het document niet mag gewijzigd zijn en dat de essentiële componenten volledig en correct moeten zijn [5].
Andere webpagina's in dit hoofdstuk:
[1] INTERPARES 1, How to preserve authentic electronic
records?, 2001; K. THIBODEAU, R. MOORE en C. BARU, Persistent Object
Preservation: Advanced Computing Infrastructure for Digital Preservation,
in: Proceedings of the DLM-Forum on electronic records. European citizens
and electronic information: the memory of the information society, Brussel
18-19 oktober 1999, Brussel, 2000, p. 113-118. (http://europa.eu.int/ISPO/dlm/fulltext/full_thib_en.htm
)
[2] K. THIBODEAU, Building the Archives of the Future. Advances in Preserving Electronic Records at the National Archives and Records Administration, in: D-Lib Magazine (February 2001) Volume 7.
[3] J. ROTHENBERG en T. BIKSON, Digital Preservation. Carrying Authentic, Understandable and Usable Documents Through Time, Den Haag, 1999, p. 7.
[4] ICA, Guide for managing electronic records from an archival perspective, Parijs, 1997, p. 22.
[5] INTERPARES 1, Authenticity Task Force Report, p. 2.