Het DAVID-project onderzocht hoe digitale archiefdocumenten op een duurzame en betrouwbare wijze worden gearchiveerd. De lange termijnarchivering van digitale archiefdocumenten is omwille van diverse redenen een uitdaging met veel drempels. Deze worden hieronder één voor één opgesomd zodat duidelijk is welke oplossingen nodig zijn. Aangezien DAVID zich in de eerste plaats richt op digitale archiefdocumenten is het nuttig om ons onderzoeksobject van naderbij te belichten. Vanuit dit uitgangspunt wordt immers de brede problematiek van digitaal archiveren in het algemeen benaderd.
Administratieve medewerkers, ambtenaren, IT-verantwoordelijken, documentbeheerders en archivarissen worden alsmaar meer geconfronteerd met het bewaren en het archiveren van digitale archiefdocumenten. Digitaal archiveren is niet vanzelfsprekend, maar vraagt bijzondere oplossingen voor:
Digitale archiefdocumenten zijn per definitie digitaal. Voor het bekijken van digitale documenten is echter een bepaalde hard- en softwareconfiguratie nodig. Aangezien men dient uit te gaan van het principe dat archiefdocumenten een langere levensduur hebben dan de hard- en software omgeving waarbinnen ze werden gecreëerd of beheerd, dient men een oplossing te hebben voor de technologische veroudering. Een digitaal archiefdocument kan immers een lange of zelfs permanente bewaartermijn hebben terwijl de gemiddelde IT-infrastructuur slechts een levensduur van gemiddeld 5 tot 10 jaar heeft. Digitale media zoals harde schijven, CR-R's en tapes hebben een kortere levenstermijn dan traditionele dragers zoals perkament, papier en microfilm.
De administraties maken volop gebruik van IT voor het aanmaken en uitwisselen van documenten. De hoeveelheid digitale documenten neemt elke dag toe. Zelfs wanneer archiefdiensten archiefwaardering en selectie goed toepassen, zullen zij met een grote toestroom aan digitale documenten worden geconfronteerd. Hiervoor zullen passende oplossingen zoals geautomatiseerde archiefbewerkingen en bulkverwerkingen nodig zijn. Deze processen dienen echter nauwlettend gecontroleerd te worden. Strenge kwaliteitscontroles en foutopsporings- en foutverbeteringsmechanismen zullen noodzakelijk zijn.
Digitale archiefdocumenten nemen fysiek nauwelijks plaats in. Men kan zich bijgevolg de vraag stellen of archiefwaardering en selectie nog wel nodig zijn en of niet alle digitale documenten kunnen gearchiveerd worden. Opslag wordt immers almaar goedkoper. Toch blijven archiefwaardering en selectie noodzakelijk. Goed archiefbeheer vraagt dat documenten die geen waarde meer hebben, worden vernietigd. Digitaal archiveren is immers een complex probleem dat veel onderzoek, tijd en middelen vraagt. Die worden bij voorkeur hoofdzakelijk aangewend voor documenten met de status van archiefdocument. Het is zinloos om documenten zonder archiefwaarde te bewaren, bijkomende handelingen van gebruikers te vragen of om bijzondere vereisten te stellen aan informatiesystemen waarbinnen geen archiefdocumenten worden geproduceerd. Immers, het creëren van goed archiveerbare digitale documenten van een hoge kwaliteit, het intellectueel beheer en het leesbaar houden vragen, in tegenstelling tot de opslag, wel veel middelen en inspanningen. Archiefwaardering is de sleutel om de archiefdocumenten van complexe en technologie-afhankelijke systemen te archiveren. Archiefwaardering speelt ook mee in de keuze van een bepaald bestandsformaat als archiveringsformaat. Archiefwaardering en selectie maken efficiënter beheer mogelijk. Tenslotte houdt selectie ook de functionele vereisten voor de infrastructuur van het archiveringssysteem in de hand.
De digitale documenten die momenteel gecreëerd en ontvangen worden zijn van een heel verscheiden aard. Er zijn niet alleen de diverse types digitale objecten (tekstverwerkingsbestanden, spreadsheets, e-mails, databanken, afbeeldingen, audio-visuele materialen, websites, GIS, CAD, virtuele modellen, enz.) ook de hard- en softwareconfiguraties zijn heel verscheiden. Voor elk digitaal archiefdocument is een passende archiveringsoplossing nodig. Rekening houdend met de grote verscheidenheid aan besturingssystemen en applicaties is dit geen evidentie.
Digitale documenten bieden het voordeel dat ze na vastlegging nog steeds bewerkt kunnen worden. Digitale documenten kunnen snel worden aangepast. De inhoud van archiefdocumenten moet vast en ongewijzigd zijn. In veel gevallen kan de wijziging achteraf niet waargenomen worden. Hierdoor kunnen twijfels rond de betrouwbaarheid rijzen zodat passende maatregelen vereist zijn. De archivaris dient ervoor te zorgen dat de digitale archiefdocumenten niet onrechtmatig worden gewijzigd en dat eventuele manipulaties opgespoord en ongedaan worden gemaakt. Alleen zo is hij/zij in staat om de geloofwaardigheid van de archiefdocumenten te verzekeren.
Digitale documenten zijn in de toekomst slechts bruikbaar wanneer ze door de gebruiker geïnterpreteerd kunnen worden. Met andere woorden, de gebruiker van het archiefdocument moet weten binnen welke context de documenten werden gecreëerd of ontvangen, wat de functie van het archiefdocument was en welke betekenis het document inhoudt. Hij/zij moet daarvoor minimaal weten binnen welk werkproces het document werd gecreëerd, op welk dossier of onderwerp het document betrekking heeft en wat het verband is met andere documenten. In de papieren wereld zijn documentbeheer en werkprocessen sterker met elkaar verweven. Dit contact dreigt in de digitale omgeving verloren te gaan.
Archiefdocumenten moeten in een geordende en toegankelijke staat bewaard worden om hun functie te vervullen. Deze verplichting is dus ook van toepassing op digitale archiefdocumenten. Digitale archiefdocumenten moeten op een logische, overzichtelijke en gestructureerde wijze bewaard worden zodat ze snel opspoorbaar zijn. Hierbij moet informatie over de context aan de archiefgebruiker worden gecommuniceerd zodat hij de archiefdocumenten ten volle kan begrijpen. Interpretatie van de digitale archiefdocumenten is slechts mogelijk wanneer ze leesbaar zijn en er bijgevolg een oplossing is voor het digitale duurzaamheidsprobleem.
Andere webpagina's in dit hoofdstuk: