D. Beleid en procedures
3. Naar een concrete archiveringsprocedure
Het archiveringsbeleid en de archieffunctie binnen een organisatie wordt in
de praktijk gebracht door concrete archiveringsprocedures.
Voor de archivering van digitale archiefdocumenten zijn in principe diverse
archiveringsprocedures toepasbaar. Voor de archiefvormer is het van belang om
de archiveringsprocedure te kiezen die het meest effectief is voor de organisatie
en haar archiefdocumenten. Het uittekenen van een goede archiveringsprocedure
is een proces dat globaal gezien in drie stappen opsplitsbaar is:
- het definiëren van de algemene criteria waaraan een archiveringsprocedure
moet beantwoorden
- het formuleren van archiveringsdoelstellingen
- het concreet invullen van de archiveringsprocedure op basis van een beslissingsmodel.
3.1. Algemene criteria
voor een archiveringsprocedure
Algemeen zijn er drie soorten criteria waaraan elke archiveringsprocedure moet
beantwoorden:
- juridisch: het juridische kader waarbinnen de archiveringsprocedure plaatsvindt,
houdt doorgaans een aantal beperkingen en/of verplichtingen in waaraan moet
worden voldaan. In het algemeen dient rekening gehouden te worden met de bescherming
van de persoonlijke levenssfeer, de openbaarheidsverplichtingen, de bescherming
van het auteursrecht. Bovendien kan voor elk type archiefdocument nog andere
specifieke wet- en regelgeving gelden.
- archiefwetenschappelijk: de digitale archiefdocumenten dienen te beantwoorden
aan een aantal archivistische kwaliteitsvereisten zoals digitale duurzaamheid,
zo autonoom en zelfvoorzienig mogelijk, voorzien van de nodige metadata, gecontextualiseerd,
enz.
- implementatie: technologische infrastructuur, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid,
medewerking en bereidwilligheid gebruikers, enz.
Een voorstudie levert de criteria waaraan de archiveringsprocedure dient te
beantwoorden. Elke groep criteria bakent de mogelijke archiveringsoplossingen
verder af zodat in een volgende stap de archiveringsprocedure verder praktisch
kan worden ingevuld.
3.2 De archiveringsdoelstelling
De archiveringsprocedures moet niet alleen beantwoorden aan de algemene criteria, maar ook aan de archiveringsdoelstellingen. De doelstelling of motivatie voor het archiveren van digitale archiefdocumenten kan divers zijn: bedrijfsvoering, afleggen verantwoording, wettelijke verplichting, bron voor historisch onderzoek of een combinatie van deze redenen.
Het uitwerken en implementeren van een archiveringsprocedure vraagt een serieuze investering. Zonder duidelijke doelstellingen te formuleren is het moeilijk om een effectieve archiveringsprocedure uit te werken. Tijdens het uitwerken van de procedure dient regelmatig afgetoetst te worden of de beoogde resultaten worden gehaald.
Afhankelijk van de doelstelling wordt ook het antwoord geformuleerd op de WAT-vraag van het DAVID-beslissingsmodel.
Eens de algemene criteria gedefinieerd zijn, legt men in een volgende stap
de bouwstenen van de eigenlijke archiveringsprocedure vast. Het DAVID-beslissingsmodel
kan hierbij als leidraad dienen. Dit beslissingsmodel kan worden toegepast voor
de archivering van allerlei soorten digitale archiefdocumenten.
Op basis van het beslissingsmodel worden concrete keuzes gemaakt en wordt een
antwoord geformuleerd op vier vragen:
De vertrekbasis voor het beantwoorden van deze vier vragen is het informatiesysteem
waarbinnen de archiefdocumenten worden opgemaakt, ontvangen of beheerd. Typisch
voor het beslissingsmodel is dat het antwoord op één van de deelvragen mee het
antwoord van de andere deelvragen zal/kan bepalen. Als bijvoorbeeld het antwoord
op de HOE-vraag emulatie is, dan zal dit mee vastleggen WAT wordt gearchiveerd.
- identificeren van de archiefdocumenten:
- wat zijn de archiefdocumenten?
- wat zijn de essentiële en incidentele eigenschappen van een digitaal
archiefdocument? Welke componenten geven een document de status van archiefdocument?
welke componenten van de archiefdocumenten worden (permanent) gearchiveerd:
inhoud, structuur, context, opmaak, gedrag, functionaliteiten?
- welke digitale componenten identificeren de documenten met permanente
archiefwaarde? wat identificeert de archiefdocumenten: bestandsnamen,
unieke ID’s, enz.?
- worden de archiefdocumenten in hun origineel bestandsformaat bijgehouden
of worden ze enkel in hun archiveringsformaat bewaard?
- zijn er specifieke computerprogramma’s nodig voor het reconstrueren van
de archiefdocumenten (bijv. emulatieprogramma’s)?
- welke beschrijvende en technische
metadata van de archiefdocumenten worden gearchiveerd?
- welke beschrijvende en technische
metadata over het informatiesysteem waarbinnen de archiefdocumenten werden
gecreëerd en/of beheerd, worden gearchiveerd?
- wie vormt de digitale dossiers?
- wie registreert de beschrijvende metadata?
- wie registreert de technische metadata?
- wie zet de documenten om naar een archiveringsformaat?
- wie legt de archiefdocumenten
neer bij de archiefdienst?
- parameters:
- houdt de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer beperkingen in?
- is er bijzondere hardware en software nodig?
- wie beschikt over de vereiste technische kennis?
- welke bewaarstrategie voor digitale objecten wordt toegepast:
- migratie?
- emulatie?
- een combinatie van migratie en emulatie?
- in welk archiveringsformaat worden de archiefdocumenten bewaard?
- hoe worden de metadata gearchiveerd:
- in een afzonderlijk computerbestand?
- ingekapseld in hetzelfde computerbestand als het archiefdocument?
- in een databank?
- welke instrumenten/tools worden gebruikt voor het registreren van de metadata
en de omzetting naar archiveringsformaten?
- hoe worden de oude digitale archiefdocumenten gearchiveerd? Welke tools
zijn hiervoor nodig?
- hoe worden de archiefdocumenten en hun metadata neergelegd bij de archiefdienst?
- op welke drager worden de archiefdocumenten
en hun metadata opgeslagen?
- hoe wordt de authenticiteit en
integriteit van gearchiveerde digitale documenten gewaarborgd?
- hoe zorg je ervoor dat archiefdocumenten
na hun vastlegging niet meer worden gewijzigd?
- wanneer wordt het archiefdocument vastgelegd? Wanneer is het archiefdocument
gevormd? Wanneer heeft het document de status en de functie van archiefdocument?
- wanneer worden welke stappen in de archiveringsprocedure uitgevoerd?
- wanneer vindt de 'capture' plaats?
- wanneer worden de archiefdocumenten naar de archiefdienst overgebracht?
- parameters:
- capaciteit van het opslagsysteem
- de administratieve bewaartermijn van de documenten
- performantie van het informatiesysteem
- producentenondersteuning van het informatiesysteem
- vervanging van het informatiesysteem waarmee de documenten werden gecreëerd
of beheerd.
Andere webpagina's in dit hoofdstuk: