D.††† Beleid en procedures

3.†††† Naar een concrete archiveringsprocedure

Het archiveringsbeleid en de archieffunctie binnen een organisatie wordt in de praktijk gebracht door concrete archiveringsprocedures.

Voor de archivering van digitale archiefdocumenten zijn in principe diverse archiveringsprocedures toepasbaar. Voor de archiefvormer is het van belang om de archiveringsprocedure te kiezen die het meest effectief is voor de organisatie en haar archiefdocumenten. Het uittekenen van een goede archiveringsprocedure is een proces dat globaal gezien in drie stappen opsplitsbaar is:

3.1. Algemene criteria voor een archiveringsprocedure

Algemeen zijn er drie soorten criteria waaraan elke archiveringsprocedure moet beantwoorden:

Een voorstudie levert de criteria waaraan de archiveringsprocedure dient te beantwoorden. Elke groep criteria bakent de mogelijke archiveringsoplossingen verder af zodat in een volgende stap de archiveringsprocedure verder praktisch kan worden ingevuld.

3.2 De archiveringsdoelstelling

De archiveringsprocedures moet niet alleen beantwoorden aan de algemene criteria, maar ook aan de archiveringsdoelstellingen. De doelstelling of motivatie voor het archiveren van digitale archiefdocumenten kan divers zijn: bedrijfsvoering, afleggen verantwoording, wettelijke verplichting, bron voor historisch onderzoek of een combinatie van deze redenen.

Het uitwerken en implementeren van een archiveringsprocedure vraagt een serieuze investering. Zonder duidelijke doelstellingen te formuleren is het moeilijk om een effectieve archiveringsprocedure uit te werken. Tijdens het uitwerken van de procedure dient regelmatig afgetoetst te worden of de beoogde resultaten worden gehaald.

Afhankelijk van de doelstelling wordt ook het antwoord geformuleerd op de WAT-vraag van het DAVID-beslissingsmodel.

 

3.3 Het DAVID-beslissingsmodel

Eens de algemene criteria gedefinieerd zijn, legt men in een volgende stap de bouwstenen van de eigenlijke archiveringsprocedure vast. Het DAVID-beslissingsmodel kan hierbij als leidraad dienen. Dit beslissingsmodel kan worden toegepast voor de archivering van allerlei soorten digitale archiefdocumenten.

Op basis van het beslissingsmodel worden concrete keuzes gemaakt en wordt een antwoord geformuleerd op vier vragen:

Ga naar de HOE-vraag Ga naar de WAT-vraag Ga naar de WIE-vraag Ga naar de WANNEER-vraag

De vertrekbasis voor het beantwoorden van deze vier vragen is het informatiesysteem waarbinnen de archiefdocumenten worden opgemaakt, ontvangen of beheerd. Typisch voor het beslissingsmodel is dat het antwoord op ťťn van de deelvragen mee het antwoord van de andere deelvragen zal/kan bepalen. Als bijvoorbeeld het antwoord op de HOE-vraag emulatie is, dan zal dit mee vastleggen WAT wordt gearchiveerd.

3.3.1. Wat archiveren?

3.3.2. Wie archiveert?

3.3.3. Hoe archiveren?

3.3.4. Wanneer archiveren?

Andere webpagina's in dit hoofdstuk: