D. Beleid en procedures
Elke organisatie heeft nood aan een algemeen beleid dat de basisopties en de
richting van de archiveringspolitiek vastlegt. Dit beleid moet een coherent
document- en archiefbeheer mogelijk maken en heeft als finaliteit dat de archiefdocumenten
in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard zijn zolang dit nodig
is. Het archiveringsbeleid is het platform voor de uitvoerende acties en concrete
procedures.
De archiveringspolitiek binnen de organisatie wordt bij voorkeur vastgelegd
in een beleidsdocument dat formeel is bekrachtigd en dat betrekking heeft op
zowel het papieren als digitaal archief. In dit document wordt onder meer vastgelegd:
- wat de algemene doelstellingen en uitgangspunten van het archiveringsbeleid
van de organisatie zijn
- welke wettelijke verplichtingen van toepassing zijn op het document- en
archiefbeheer binnen de organisatie
- welke documenten voor de organisatie de status van archiefdocument hebben
- welke documenten op papier of digitaal worden bewaard
- welke bewaarstrategie voor digitale archiefdocumenten wordt gevolgd
- hoe en in welke mate de betrouwbaarheid van de digitale archiefdocumenten
wordt gewaarborgd
- welk organisatie-onderdeel gemandateerd is voor het uitwerken van archiveringsprocedures
- hoe de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden worden verdeeld tussen
de administratie, IT-verantwoordelijken en de archiefdienst
- wat de algemene richtlijnen zijn voor de creatie, het gebruik, het beheer,
de archivering en de vernietiging van (digitale) archiefdocumenten
- hoe de kosten worden gedragen
- wat de archiefvormer en de archiefgebruikers mogen verwachten.
Andere webpagina's in dit hoofdstuk: