E.†††† Archiveringsprocedures

2.†††† Kantoordocumenten

De DAVID-archiveringsprocedure voor kantoordocumenten bestaat uit 6 stappen:

De basishandelingen van de DAVID-archiveringsprocedure voor kantoordocumenten zijn† toepasbaar binnen elke IT-omgeving. De implementatie van een archiveringsprocedure kan stapsgewijs gebeuren. Niet alle stappen hoeven noodzakelijk van bij de start operationeel te zijn. Stap 1 tot en met 3 zijn prioritair. Eens de digitale dossiervorming loopt, is er opnieuw tijd om de implementatie van de resterende stappen voor te bereiden en om de oude digitale documenten met terugwerkende kracht in de archiveringsprocedure op te nemen. De eerste stappen zijn voornamelijk gericht op het creŽren van kwaliteitsdocumenten binnen een gestructureerde en gecontroleerde omgeving. Digitale documenten die niet in een georganiseerde omgeving worden gecreŽerd en beheerd, kunnen achteraf maar moeilijk onder intellectueel archiefbeheer worden gebracht en kunnen maar moeilijk kwaliteitsvolle archiefdocumenten worden. Optreden van bij de creatie is dus een noodzaak. Indien mogelijk worden deze eerste stappen zoveel mogelijk gekoppeld aan archiefwaardering, zodat de essentiële componenten van de archiefdocumenten gestructureerd worden vastgelegd.

2.1. Digitaal klassement uitbouwen

Het uitbouwen van een digitaal klassement waarbinnen digitale documenten worden beheerd, is een eerste stap om digitale documenten onder intellectuele controle te brengen.

Een digitaal klassement maakt het structureren van de digitale dossiers en het ordenen van de digitale documenten mogelijk. Op die manier kan de archiefcontext van de dossiers en de stukken worden vastgelegd. Door het digitaal klassement te baseren op de bedrijfsprocessen en de handelingen van de archiefvormer, kan de samenhang aangegeven worden tussen de dossiers- of onderwerpsmappen en de werkprocessen waarbinnen ze ontstaan zijn. Archief is immers procesgerelateerde informatie en heeft als doel werkprocessen te documenteren. Het klassement bereikt dit doel het best wanneer het een weerspiegeling is van de werkprocessen die aan de basis van de archiefvorming liggen. Indien mogelijk, is het ook wenselijk het digitaal en papieren klassement aan elkaar te koppelen. Dit kan door dezelfde structuur te hanteren of door een gemeenschappelijke dossier- of registratiecode te gebruiken. Zo kan de relatie tussen digitale en papieren dossiers- of onderwerpsmappen worden aangeduid[1].

Door de digitale dossiers te klasseren, wordt de structuur van het archief zichtbaar gemaakt. Voor elk dossier of onderwerp wordt een map aangemaakt. Binnen het klassement ordent men de dossiers- of onderwerpsmappen zodat hun onderlinge relaties aangegeven worden. Door semantische mapnamen toe te kennen, kan men verder betekenis toekennen aan de digitale stukken die binnen deze structuur worden bijgehouden. Op deze wijze ontstaat een logische en overzichtelijke mappenstructuur die informatie over de context communiceert. De dossiers en documenten zijn hierdoor ook gemakkelijker opspoorbaar en bruikbaar door derden en niet enkel door de behandelende administratieve medewerkers.

Het digitaal klassement vormt niet alleen de structuur waarbinnen digitale archiefdocumenten worden gearchiveerd, maar levert ook een belangrijk metadatagegeven voor de digitale archiefdocumenten op. In combinatie met de namen van de bovenliggende mappen verschaft de mapnaam informatie over de archiefcontext en geeft de vindplaats van de documenten aan. De klassementsstructuur moet niet alleen mee gearchiveerd worden; men voorziet zelfs best de mogelijkheid tot reconstructie van de mappenstructuur.

Kortom, een digitaal klassement is vanuit archiveringsstandpunt om meerdere redenen belangrijk:

Het organiseren van een goede mappenstructuur is niet alleen vanuit archiveringsstandpunt belangrijk, maar biedt ook een aantal praktische voordelen:

De digitale klassementsstructuur is idealiter het resultaat van overleg tussen archiefvormer, IT-verantwoordelijken en de archivaris. Voor het uitbouwen van een gemeenschappelijke mappenstructuur wordt best de nodige tijd voorzien want de mappenstructuur is het kader waarbinnen digitale documenten worden gecreŽerd en beheerd. De eindgebruiker moet gemakkelijk zijn weg vinden in de structuur, zo niet zal de dossiervorming in een later stadium mank lopen. Van bij het vastleggen van de structuur worden best ook afspraken gemaakt over het beheren en controleren van de structuur.

Deze eerste stap heeft voornamelijk betrekking op het organiseren van de digitale mappen, en is toepasbaar binnen elk besturingssysteem. De courante besturingssystemen laten de creatie van een hiŽrarchische mappenstructuur toe (Windows, Unix-Linux, Apple). Een digitaal klassement kan men met behulp van zeer eenvoudige bestandsbeheersapplicaties maken en beheren (Windows Verkenner, Nautilus File Manager, Mac Finder). Natuurlijk hebben deze applicaties hun beperkingen: geen versiebeheer, beperkte toegangscontrole, geen mogelijkheid tot registratie van zelf gedefinieerde metadata op dossierniveau, ontbreken van functionaliteiten voor de koppeling met bewaar- of vernietigingstermijnen, beperkte opzoekmogelijkheden, enz. Binnen meer geavanceerde documentbeheers- of records managementssystemen zijn dergelijke functionaliteiten wel aanwezig[2] .

Praktische tips en aanbevelingen voor het aanmaken van een digitaal klassement zijn beschikbaar op de DAVID-website:

2.2.† Kwaliteitsdocumenten creŽren en beheren

Om uiteindelijk goede digitale documenten te archiveren, is het belangrijk om van bij het ontstaan kwaliteitsdocumenten te creëren. Deze stap is gericht op het creëren en beheren van authentieke, (her)bruikbare en goed archiveerbare digitale documenten. Aangezien de authenticiteit van een archiefdocument betrekking heeft op zijn identiteit en zijn integriteit, wordt in deze stap aan deze aspecten de nodige aandacht besteed.

De kwaliteit van een digitaal document is afhankelijk van:

De specifieke kwaliteitsvereisten van een bepaald type document zijn afhankelijk van de functie van de digitale documenten binnen het werkproces waarbinnen ze worden gecreŽerd en beheerd. Goede archiefdocumenten moeten ook gekoppeld blijven aan het werkproces waarbinnen ze tot stand kwamen (zie 2.1 en 2.3).

De creatie en het beheer van kwaliteitsvolle archiefdocumenten zorgen er niet alleen voor dat de archivering gemakkelijker en efficiënter verloopt, maar ook dat meer incidentele documenteigenschappen op lange termijn worden bewaard .

2.2.1.†††††††† De structuur

De interne structuur van een document is niet alleen belangrijk omdat het in de meeste gevallen een essentieel component van een digitaal archiefdocument is, maar ook omdat†succesvolle migraties slechts mogelijk zijn wanneer de documenten goed zijn gestructureerd .

Samen met de inhoud is de structuur van een digitaal archiefdocument van belang om de kennis en betekenis die in het document vervat zit, in tijd over te brengen. De structuur is bijgevolg in de meeste gevallen een essentieel component van het archiefdocument. Het structureren van digitale documenten hangt nauw samen met documentmodellering. Dit is ťťn van de geijkte methoden om kennis op een digitale wijze te communiceren. Het documentmodel weerspiegelt de kennis die ontstaat na definiŽren, identificeren en relateren van computerdata. Immers, computerdata hebben op zich geen betekenis, maar krijgen betekenis door hun verbanden vast te leggen en duidelijk te maken. De interne structuur geeft ook aan hoe de onderdelen van een document met elkaar verbonden zijn. Hoe beter de logische relatie tussen de elementen wordt aangegeven, des te beter een document zijn functie kan vervullen.

Het welslagen van een omzetting is in belangrijke mate afhankelijk van de structuur van het brondocument. Digitale documenten met een goede structuur zijn gemakkelijker en beter te migreren dan ongestructureerde documenten. Deze laatste documenten zijn overigens altijd moeilijker te herbruiken buiten hun oorspronkelijke software-omgeving. Goed gestructureerde documenten zullen gemakkelijker de tand des tijds overleven en zijn gemakkelijker automatisch te verwerken.

Het is bijgevolg van belang dat digitale documenten intern op een expliciete wijze worden gestructureerd. De structuur van een document louter en alleen op basis van opmaak aangeven, houdt een risico in want opmaak gaat in veel gevallen verloren. Beter is om opmaakstijlen en kopteksten te gebruiken waaraan eventueel opmaak kan worden gekoppeld.†

De gedetailleerdheid van de structuur is afhankelijk van de documentmodellering en van de mate waarin onderdelen van het document (afzonderlijk) herbruikbaar of opspoorbaar moeten zijn.

2.2.2.†††††††† De metadata

Digitale documenten kunnen hun functie van archiefdocument pas ten volle vervullen wanneer in de toekomst metadata over het document en zijn context beschikbaar zijn. De kwaliteit van een archiefdocument is mede afhankelijk van de kwaliteit van de metadata. Metadata vervullen verschillende functies zoals identificatie van het archiefdocument, informatie verstrekken over de archiefcontext van digitale documenten, lange termijn leesbaarheid helpen garanderen, de betrouwbaarheid mee waarborgen, enz.

Metadata moeten net zoals de digitale archiefdocumenten vast, stabiel en leesbaar zijn. Metadata hebben dezelfde bewaartermijn als de digitale documenten waarop ze betrekking hebben. Idealiter kunnen de metadata van digitale archiefdocumenten automatisch worden verwerkt. Ook voor metadata gelden een aantal kwaliteitsvereisten:

Met betrekking tot de metadata van een archiefdocument dient men als onderdeel van het DAVID-beslissingsmodel af te vragen welke metadata, op welk niveau, en waar ze worden opgeslagen, en door wie ze worden geregistreerd.

Welke metadatavelden noodzakelijk zijn, is mede afhankelijk van het type digitaal archiefdocumenten en hun functie. Van bepaalde types documenten zijn metadata zoals auteur, versie, titel, datum, enz. belangrijk terwijl dit voor andere documenten niet het geval is. De metadata voor een e-mail verschillen van de metadata voor een gearchiveerde website.

De metadata kunnen betrekking hebben op verschillende niveaus:

De metadata over digitale archiefdocumenten kunnen op verschillende plaatsen worden opgeslagen. Metadata kunnen:

In de praktijk zal veelal een combinatie van deze drie mogelijkheden worden toegepast en is veel afhankelijk van de wijze waarop toegang wordt verschaft tot de gearchiveerde dossiers en documenten. Inkapseling heeft als voordeel dat de metadata onlosmakelijk verbonden zijn met het archiefdocument maar een dergelijke decentrale bewaring heeft nadelen bij automatische zoekopdrachten. Opslag in een centrale databank is hiervoor beter, maar vraagt een bijzondere zorg voor de koppeling met archiefdocumenten. Ongeacht de opslagplaats dient ook rekening gehouden te worden met de lange termijnbewaring van de metadata. Ingekapselde metadata moeten bijvoorbeeld mee overgezet worden naar het doelformaat (bijv. documentprofiel MS Word omzetten naar XML, TIFF of PDF) en mogen geen leesbaarheidsproblemen opleveren. Databanken waarbinnen de metadata worden opgeslagen, zijn eveneens onderhevig aan technologische veroudering.

Waar mogelijk worden metadata bij voorkeur op een automatische wijze geregistreerd. Veel metadata zijn immers in de informatiesystemen aanwezig. In veel gevallen komt het erop aan de metadata op een statische en expliciete wijze vast te leggen en te linken aan het document of het dossier waarop ze betrekking hebben. Een andere mogelijkheid is de metadata automatisch te laten samenstellen. Niet alle metadata kunnen echter op een automatische wijze geregistreerd worden. Metadata over de archiefcontext zijn hier een typisch voorbeeld van. Deze metadata kunnen best geregistreerd worden door diegenen die de context van de documenten of dossiers het best kennen, in concreto de administratieve medewerkers. Als op dit punt van de gebruiker enige actie wordt verwacht, dan is het aangewezen om een heel gebruiksvriendelijke oplossing aan te reiken. Anders is de kans groot dat er geen metadata worden toegekend.

Metadata worden best bij creatie of zo snel mogelijk na ontvangst geregistreerd. Aangezien het toekennen van metadata een incrementeel proces is, dient hier rekening mee gehouden te worden.

2.2.3.†††††††† Het bestandsformaat

De keuze van het bestandsformaat waarin digitale informatie wordt opgeslagen, heeft rechtstreekse gevolgen voor de levensduur en de duurzaamheid van digitale documenten. Het verdient aanbeveling om van bij de creatie digitale documenten in een geschikt archiveringsformaat op te slagen. Hierdoor worden omzettingen en verlies van incidentele componenten vermeden.

In de praktijk zal dit echter niet altijd mogelijk of wenselijk zijn. Zo kan beslist worden om ten behoeve van de functionaliteit, de herbruikbaarheid of de gebruiksvriendelijkheid, digitale documenten tijdelijk in een niet-uitwisselbaar producent- of applicatiegebonden formaat te bewaren. In dit geval dient vanaf de creatie het migratiepad (doelformaat, omzettingstool) voor dit type document bekend te zijn zodat indien nodig nog bijzondere maatregelen in het creatieproces kunnen worden getroffen. Aangezien de eindgebruiker bij de opslag van digitale documenten zelf het bestandsformaat kan kiezen, is het van belang om hierover duidelijke richtlijnen en afspraken te communiceren. Indien mogelijk wordt het aangewezen bestandsformaat voorgeprogrammeerd zodat fouten worden vermeden.

Bij opslag in een archiveringsformaat dient men erover te waken dat de digitale documenten worden weggeschreven conform de instellingen die belangrijk zijn vanuit archiveringsstandpunt. De meeste archiveringsformaten kunnen immers op diverse wijzen samengesteld worden. De gebruiker kan vrij een aantal instellingen opgeven, maar lang niet alle instellingen zijn even interessant voor lange termijnarchivering. Zo is het niet aangewezen om PDF-documenten met een PDF-writer samen te stellen of JPEG-compressie toe te passen bij het bewaren van een TIFF-document.

Meer informatie is beschikbaar op de DAVID-website:

2.2.4.†††††††† De betrouwbaarheid

Hoe de betrouwbaarheid op lange termijn en op sluitende wijze kan gewaarborgd worden, is vooralsnog geen uitgemaakte zaak. In ieder geval is het archiveren van betrouwbare archiefdocumenten slechts mogelijk wanneer vanaf de creatie of de ontvangst een procedure loopt die de betrouwbaarheid waarborgt. De betrouwbaarheid moet immers voor de hele levenscyclus worden verzekerd. De procedure moet er in eerste instantie voor zorgen dat digitale documenten niet onrechtmatig worden gewijzigd en dat wijzigingen opspoorbaar zijn. De klemtoon ligt hierbij op het beschermen van de integriteit van het archiefdocument. De archiefvormer kan hiervoor verschillende eenvoudige of meer complexe maatregelen combineren:

De betrouwbaarheid van digitale archiefdocumenten wordt verzekerd door een combinatie van procedure en technologie. Hierbij mag men niet uit het oog verliezen dat technologie onderhevig is aan veroudering en dat voor een doeltreffende toepassing van technologieŽn opnieuw procedures vereist zijn. De technologieŽn worden bij voorkeur ook ingebed in een algemene procedure die op lange termijn de betrouwbaarheid garandeert. De (technologische) onderdelen van deze procedure moeten vervangbaar zijn wanneer de technologie wijzigt.

Aangezien de betrouwbaarheid een belangrijke factor is in de archiefwaardering, en vanwege de noodzaak om de betrouwbaarheid aan te tonen, is het belangrijk dat de archiefvormer zijn procedure documenteert en die op een gegeven tijdstip ter beschikking stelt van de archivaris.

2.2.5.†††††††† De gebruiker

De kwaliteit van digitale documenten wordt ten slotte ook mee bepaald door de gebruiker en de wijze waarop hij digitale documenten creŽert, metadata registreert en zijn documenten organiseert.

De creatie van kwaliteitsvolle digitale documenten en in een volgende stap de dossiervorming, zijn afhankelijk van de vertrouwdheid van de gebruikers met IT en hun zorgvuldigheid. Bewustmaking, opleiding en het aanleren van procedures zijn bijgevolg onmisbaar. De integratie van de basisvaardigheden voor goed documentbeheer in standaard IT-opleidingen voor administratieve medewerkers is aan te bevelen. Aangezien de creatie van goede digitale documenten in een aantal gevallen beperkingen oplegt aan de gebruiker, is het ook belangrijk om het hoe en het waarom te motiveren.

2.2.6.†††††††† Toepassing en voorbeelden

De creatie van digitale kwaliteitsdocumenten is sterk afhankelijk van de wijze waarop de gebruiker zijn documenten samenstelt en bewaart. Men kan dit proces sturen door te voorzien in de nodige training en door bij de creatie van standaarddocumenten of sjablonen gebruik te maken. Met sjablonen kan men de structuur van een document op voorhand vast leggen en eventueel al anticiperen op toekomstige migraties door bijvoorbeeld dynamische gegevens op een statische en expliciete wijze te registreren. Met sjablonen kan ook de mogelijkheid voorzien worden tot automatische of gebruiksvriendelijke toekenning van metadata.

Met sjablonen kunnen bepaalde handelingen op een volledig geautomatiseerde of gebruiksvriendelijke wijze worden uitgevoerd. Kantoortoepassingen zoals MS Office en OpenOffice laten toe dat macroís en script aan sjablonen worden gekoppeld.

Op de DAVID-website zijn twee voorbeelden van dergelijke sjablonen beschikbaar:

Tips en aanbevelingen voor goede digitale documenten:

2.3. Digitale dossiervorming

Binnen het digitaal klassement worden digitale dossiers gevormd. Alle digitale documenten die betrekking hebben op hetzelfde dossier of onderwerp worden in dezelfde map samen bewaard. Op deze wijze wordt de band tussen gerelateerde documenten vastgelegd.

Het vormen van digitale dossiers biedt het voordeel dat binnen de organisatie de mogelijke vindplaatsen van digitale documenten worden herleid tot één centrale opslagplaats. In plaats van documenten te verspreiden over lokale harde schijven, fileservers, e-mailsystemen, databanksystemen, externe dragers, enz. worden de digitale documenten in één centraal klassement samengebracht. Op die manier verwerft men op een snelle manier een overzicht van alle beschikbare informatie binnen de organisatie en van alle digitale documenten met betrekking tot één zaak of één onderwerp ongeacht het type document of de applicatie waarmee ze werden gecreëerd: tekstdocumenten, spreadsheets, e-mails, presentaties, enz. Op die manier vermijdt men informatie-eilanden binnen de organisatie. Soms ontstaan informatie-eilanden doordat specifieke applicaties voor het beheer van een bepaalde series archiefdocumenten wordt gebruikt (besluiten, briefwisseling, e-mail, enz.). Deze applicaties zijn niet geschikt om grote hoeveelheden archiefdocumenten op (middel)lange termijn te bewaren. Beter is om de archiefdocumenten in deze series aan de digitale dossier- of onderwerpsmappen toe te voegen in plaats van ze binnen deze applicaties te beheren.

Het ordenen van de digitale documenten per dossier of per onderwerp laat de administratie en archivaris toe de digitale documenten in groep te bewerken. Archiefwaardering en selectie kunnen dan bijvoorbeeld op dossier- of onderwerpsniveau gebeuren. Dit heeft echter voor dat een document in een bepaalde map plaatsen een beslissing is die gevolgen heeft voor bewaring of vernietiging. Enige controle hierop is aangewezen, maar in de praktijk niet altijd even gemakkelijk te realiseren.

Een essentieel onderdeel van de digitale dossiervorming is het registreren van metadata over de digitale dossiers. Belangrijke gegevens over de digitale dossiers zijn ondermeer: situering binnen een bepaald werkproces, beschrijving, relatie met en vindplaats van een verwant papieren dossier, documenten in het dossier, en bewaartermijn. Deze metadata zijn gemeenschappelijk voor alle documenten binnen het dossier en dienen op ťťn of andere wijze aan het digitaal dossier gekoppeld te worden. Op die manier stelt men een dossierprofiel samen. De courante besturingssystemen bieden niet de mogelijkheid om zelf gekozen metadata op mapniveau te registreren. Met WebDAV-toepassingen of meer geavanceerde documentbeheerssystemen is dit wel mogelijk. Een tussenoplossing is de ad hoc applicatie die door DAVID werd ontworpen. Deze applicatie biedt de gebruiker een invulscherm aan en het ingevulde documentprofiel wordt als een XML-document weggeschreven in de map waarop de metadata betrekking hebben.

De digitale dossier- of onderwerpsmappen vormen de bouwstenen van het digitaal klassement. Aangezien de volgende stappen in de archiveringsprocedure vertrekken vanuit dit klassement, kan het opnemen van een document in een bepaalde map beschouwd worden als het formeel punt waarop een document effectief een archiefdocument voor de organisatie wordt. Digitale documenten die geen deel uitmaken van het klassement ontsnappen defacto aan het archiveringssysteem en worden niet in het digitaal archief opgenomen.

De mappenstructuur en de plaats van de digitale documenten zijn een belangrijk metadatagegeven. De mappenstructuur weerspiegelt de context waarbinnen documenten worden beheerd en geeft de relatie tussen de documenten onderling en met het werkproces aan. De mappenstructuur dient bijgevolg gearchiveerd te worden en wordt bij voorkeur zelfs uitgebreid gedocumenteerd. Verlies van de mappenstructuur betekent immers verlies van de archiefcontext. Dit is ťťn van de essentiële componenten van een archiefdocument. Eťn mogelijke oplossing hiervoor is het maken van XML Dossierlijsten. In zoín dossierlijst wordt een hiŽrarchisch overzicht van de mappen aangelegd met vermelding van de documenten die in de mappen worden bewaard.

2.4. Archiefwaardering en selectie

Binnen de digitale wereld situeert de problematiek inzake archiefwaardering en selectie zich op twee niveaus: het dossier en het document. Op dossierniveau spitst de selectievraag zich vooral toe op welke dossiers gearchiveerd dan wel vernietigd worden. Op documentniveau wordt op basis van archiefwaardering beslist welke componenten essentieel en incidenteel zijn. Bij papieren documenten stelt deze laatste vraag zich niet.

In principe gelden voor digitale dossiers geen andere bewaartermijnen dan voor papieren dossiers. De selectielijsten die betrekking hebben op de papieren dossiers, gelden even goed voor de digitale dossiers. Vertaald naar de werkvloer betekent dit dat op een gegeven tijdstip dossiers die voor lange termijnarchivering in aanmerking komen, geselecteerd worden en uit de actieve klassementsstructuur worden verwijderd. Die selectie kan gebeuren op basis van een manuele en/of automatische selectie. Deze laatste methode vraagt wel dat de bewaartermijn op ťťn of andere manier aangegeven wordt. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld de bewaartermijn opnemen in de dossiermetadata.

Met het oog op archiefwaardering en selectie is het geen overbodige luxe om metadata op dossierniveau te registreren. Deze metadata verschaffen informatie over de context en de waarde die de archiefvormer toekent aan de dossier- of onderwerpsmappen in het digitaal klassement. De administratieve medewerkers bewaartermijnen laten toekennen, vervangt de selectielijsten niet. Integendeel, het toekennen van bewaartermijnen is gebaseerd op de selectielijsten of archiefbeheersplannen. Deze worden in overleg tussen archiefvormer en archivaris opgesteld en geven onmiddellijk aan welk belang de archiefvormer aan bepaalde dossiers hecht.

Op documentniveau is de archiefwaarderings- en selectieproblematiek eigenlijk constant aanwezig in de archiveringsprocedure. Van bij de creatie moet eigenlijk al bekend zijn welke componenten van het document essentieel zijn en gearchiveerd worden zodat eventueel de nodige maatregelen kunnen genomen worden. Dezelfde vraag stelt zich vooraleer wordt overgegaan tot migratie naar een geschikt archiveringsformaat en telkenmale wanneer in de toekomst opnieuw wordt gemigreerd. De uitkomst van de archiefwaardering zal immers mee beslissen welk bestandsformaat als archiveringsformaat wordt gebruikt. De essentiŽle eigenschappen worden mee opgenomen in het archiveringsformaat. Het archiveringsformaat moet deze eigenschappen dus ondersteunen en in tijd kunnen overbrengen. De incidentele eigenschappen mogen bij omzettingen verloren gaan of gewijzigd worden.

2.5. Omzetting naar archiveringsformaten

Na de selectie en alvorens de digitale documenten in het digitaal archief op te nemen, worden de digitale documenten indien nodig naar een geschikt archiveringsformaat omgezet. Dit biedt twee voordelen. Ten eerste worden enkel de digitale documenten met archiefwaarde omgezet, wat kosten en tijd bespaart. Ten tweede kan de omzetting onder verantwoordelijkheid van de archiefvormer gebeuren en kan hij de omgezette documenten authentiek verklaren.

De digitale documenten die van bij de creatie in een archiveringsformaat werden opgeslagen, hoeven niet omgezet te worden. Een controle op de toepassing van de goede instellingen vanuit archiveringsstandpunt is echter aangewezen. Indien nodig moeten compressie, encryptie, paswoorden, enz. nog worden verwijderd.

De omzetting naar een geschikt archiveringsformaat gebeurt met omzettingstools die bij voorkeur grote hoeveelheden digitale documenten automatisch kunnen migreren. De kwaliteit van de omgezette documenten is sterk afhankelijk van het computerprogramma dat voor de omzetting wordt gebruikt. Voor de omzettingstool gelden dan ook bijzondere vereisten:

Voor de omzetting kunnen commerciŽle of open source tools worden gebruikt, bestaande computerapplicaties aangepast, of eigen software worden ontwikkeld. Zelf bestaande applicaties aanpassen of software (laten) creŽren biedt het voordeel dat men zelf de functionele vereisten van de omzettingstool bepaalt en dat men beter kan inschatten welke operaties achter de schermen worden uitgevoerd. Beschikken over, controleren en documenteren van de broncode van de omzettingstool is bijna een must om de betrouwbaarheid van de omzetting te verifiŽren en aan te tonen.

Meer informatie is beschikbaar op de DAVID-website:

Tips:

2.6. Opname in het archief en opzoeken

2.6.1. Controle en registratie

Bij opname in het archief worden in eerste instantie de overgedragen documenten gecontroleerd en geregistreerd. De controle van de digitale archiefdocumenten heeft betrekking op:

Wanneer bij de controle problemen aan het licht komen of de vooropgezette kwaliteitsvereisten niet werden nageleefd, moet de archiefvormer gecontacteerd worden om de problemen op te lossen.

Na positieve evaluatie van de kwaliteit krijgt de archiefvormer de toelating om de documenten te verwijderen en worden de aanwinsten geregistreerd. De archiefdocumenten worden geÔnventariseerd en hun metadata worden verder aangevuld. Hierbij dient aandacht besteed te worden aan een uniek ID voor de digitale documenten. Bij de registratie kunnen ook de metadata op dossier- en / of documentniveau geÔndexeerd worden en opgenomen worden in een centrale databank zodat centrale bevraging mogelijk is.

2.6.2. Gearchiveerde dossiers en documenten opzoeken

Men kan de gebruiker op diverse niveaus toegang geven tot de gearchiveerde digitale dossiers en archiefdocumenten:

  1. reeks
  2. dossier
  3. document.

Enkel toegang geven op reeksniveau (bijvoorbeeld 'personeelsdossiers') is te algemeen om gearchiveerde dossiers en documenten op een efficiënte wijze op te zoeken. Opzoekingen op dossier- en documentniveau zijn interessanter en maken meer gerichte zoekacties mogelijk. Hieronder wordt verder besproken hoe gearchiveerde documenten op beide niveaus kunnen worden opgezocht. Hiervoor worden twee methoden aangereikt:

  1. via de opslag van metadata in een databank
  2. via XML-Dossierlijsten

Het niveau en de wijze waarop de digitale dossiers en documenten worden opgezocht, is in hoofdzaak afhankelijk van de beschikbaarheid en de opslagplaats van hun metadata. Een performante bevraging van alle metadata is slechts mogelijk wanneer die centraal in een databank zijn opgeslagen. Voor ontsluiting op dossierniveau houdt dit in dat de dossiermetadata van alle digitale dossiers bekend zijn en worden ingevoerd. Wanneer deze metadata digitaal, expliciet en gestructureerd zijn opgeslagen, kunnen deze gegevens volledig automatisch in de databank worden opgenomen.

Met betrekking tot ontsluiting op documentniveau is men opnieuw afhankelijk van de beschikbaarheid van metadata (bijvoorbeeld de bestandsnaam, de onderwerpsomschrijving, trefwoorden, enz.). Meer gedetailleerd zoeken op woorden die in documenten voorkomen, is een optie. Dit houdt in dat de archiefdocumenten worden geïndexeerd en dat een full-text index aan de databank met metadata wordt toegevoegd.

Dossiers en documenten opzoeken is ook mogelijk op basis van de XML-Dossierlijsten die werden gecreëerd ter documentering van het digitale klassement en die ook als overdrachtslijst worden gebruikt (zie 2.3 en 2.6.1) . Deze methode maakt geen gebruik van een databank waarin alle dossier- en/of documentmetadata worden opgenomen, maar biedt de archiefgebruiker een zoekmechanisme op basis van de gegevens die in de XML-Dossierlijsten zijn opgenomen. De functie van de XML-Dossierlijsten wordt op die manier uitgebreid.

 

Op basis van de XML-Dossierlijsten kan het digitale klassement van een archiefvormer gereconstrueerd worden zodat zoekopdrachten tegen de klassementsstructuur mogelijk blijven, ook al zijn de gearchiveerde dossiers uit de actieve klassementsstructuur weggenomen en staan ze verspreid op meerdere dragers. Het zoeken naar gearchiveerde documenten gebeurt hierbij in twee stappen. Via de werkprocessen en de taken zoekt de archiefgebruiker eerst de relevante dossiers- en onderwerpsmappen. Vervolgens wordt binnen de gevonden map het document gezocht. Deze zoekactie gebeurt hoofdzakelijk op basis van de bestandsnaam van de documenten. Aangezien de bestandsnamen van de documenten in de XML-Dossierlijsten zijn opgenomen, kunnen ze indien gewenst in de zoekinterface aan de mapnamen worden weergegeven. Ook het bestandstype kan een leidraad zijn bij de opzoeking. Aangezien de zoekactie nu al verfijnd wordt tot zoeken binnen één bepaalde map kan een 'on the fly' query op de inhoud van de documenten sneller en doeltreffender verlopen. Voor heel grote hoeveelheden documenten blijft dit echter geen aangewezen of performante werkwijze, want de documenten worden hierbij één voor één doorlopen.

Het zoekpad bij ontsluiting op basis van XML-Dossierlijsten blijft hoofdzakelijk beperkt tot de structuur van het archief die gebaseerd is op de werkprocessen, taken en activiteiten van de archiefvormer. Voor gebruikers die vertrouwd zijn met de handelingen van de archiefvormer, zoals de administratieve medewerkers en ambtenaren, kan dit volstaan. Voor externe archiefgebruikers geldt dit minder. Voor hen dienen de gearchiveerde dossiers en documenten nog explicieter ontsloten en gecontextualiseerd te worden zodat zij andere zoekpaden kunnen volgen. XML Topic Maps kunnen aan deze nood beantwoorden. Op basis van een topic map kan een externe archiefgebruiker via zijn eigen associaties en zoekpaden gearchiveerde dossiers en documenten terugvinden. De XML-Dossierlijsten kunnen als bouwsteen voor de XML Topic Map worden gebruikt.

Meer informatie is beschikbaar op de DAVID-website:

Andere webpagina's in dit hoofdstuk:



[1] † T. Thomassen, Een korte introductie in de archivistiek, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, p. 11-20; K. Thiboudeau, Building the Archives of the Future, in: D-Lib Magazine, febr. 2001 (vol. 7, nr. 2).

[2]Model requirements for the management of electronic records, Brussel - Luxemburg, 2001, p. 21-25; DOD, Design criteria standard for electronic records management software applications (DoD 5015.2-STD), Washington, 2002 (tweede versie).