Ter uitvoering van het archiveringsbeleid worden concrete archiveringsprocedures ontwikkeld en toegepast. De archiveringsprocedures vertalen het algemene beleid naar de praktijk en worden op maat gesneden van de organisatie en haar documenten.
Binnen het DAVID-project zijn twee archiveringsprocedures uitgewerkt: één voor voor kantoordocumenten en één voor informatiesystemen. Beide archiveringsprocedures vallen terug op de algemene criteria voor een archiveringsprocedure en op het DAVID-beslissingsmodel. In de procedure voor kantoordocumenten is het digitaal klassement met zijn digitale dossiers het uitgangspunt, terwijl de procedure voor informatiesystemen vanuit elk informatiesysteem zelf vertrekt. In de loop van het DAVID-project werden tools en instrumenten ontwikkeld om beide procedures in de praktijk om te zetten. Ondanks hun verschillende uitgangspunten delen beide procedures ook een aantal gelijkaardige processtappen en instrumenten zoals kwaliteitscontroles, registratie en ontsluiting, toepassing van archiveringsstandaarden, enz.
Bij het uitwerken van de archiveringsprocedures zijn volgende uitgangspunten gehanteerd:
Het toepassen van deze archiveringsprocedure is afhankelijk van een aantal factoren, niet in het minst van de IT-infrastructuur waarbinnen de procedure wordt ingepast. In een eerste fase zal de archiveringsprocedure zoveel mogelijk binnen de bestaande IT-omgeving worden toegepast. Computerconfiguraties kunnen immers niet zomaar worden vervangen. In de praktijk zal dit veelal betekenen dat een aantal (geautomatiseerde) documentbeheersfunctionaliteiten in de bestaande configuraties worden ingebouwd. In welke mate dit allemaal mogelijk is, zal onder meer afhangen van de flexibiliteit en mogelijke customisaties van de geïnstalleerde besturingssystemen en applicaties. De courante computerprogramma’s hebben op dit vlak hun beperkingen, maar dit hoeft op zich geen nadeel te zijn. Het is zelfs aan te raden om het documentbeheer in eerste instantie binnen de bestaande IT-omgeving te organiseren alvorens over te gaan tot het aankopen en implementeren van meer geavanceerde document- of recordsmanagementsystemen. De gebruikers kunnen op die manier binnen de vertrouwde softwareomgeving blijven werken en raken vertrouwd met handelingen zoals digitale dossiervorming en registratie in een digitale context. Ondertussen doen alle betrokken partijen ervaring op en krijgt men een beter zicht op de specifieke vereisten die aan nieuwe software wordt gesteld. Bij de keuze van nieuwe software kan men dan beter definiëren wat de functionele vereisten zijn die vanuit documentbeheer worden gesteld zodat men vanaf de tweede fase de volledige procedure kan toepassen.
Andere webpagina's in dit hoofdstuk: