Workflow

Projectplanning Doelstellingen Collectie Kwaliteitscontrole Auteursrechten Workflow

Dit begrip is een verzamelnaam voor alle operationele aspecten van het digitaliseren. Wat moet er nu precies gebeuren en kadert dit in de vooropgestelde doelstellingen? Hoe verloopt de digitalisering? Hoe ziet de taakverdeling eruit? Digitaliseren vereist een goede planning waarin elk betekenisvol element in de workflow in overweging moet worden genomen. Alles in acht genomen verschilt de situatie van waaruit wordt vertrokken per project en vereist elk initiatief een enigszins op maat ontworpen workflow. Aandachtspunten:

• Produceer een digitale kopie die voldoende waarheidsgetrouw is.
  • Baseer de instellingen van de apparatuur op de kwaliteit van het analoge origineel en de doelstellingen van het project.
  • Bouw een veiligheidsmarge in.
  • Maak een veiligheidskopie die je fysiek op een andere plaats bewaart
• Vermijd elke vorm van informatieverlies
  • Vermijd elke vorm van manipulatie van de originele bitstream.
  • Pas compressie enkel toe op afgeleide digitale kopieën, nooit op de archiefkopie
  • Voer regelmatig kwaliteitscontroles uit.
  • Verwerf voldoende metadata of beschrijvende informatie
  • Verzamel relevante informatie
  • Koppel deze informatie aan de digitale bitstream. Kies daartoe een bestandsformaat dat inkapseling van metadata toestaat.
  • Probeer zoveel mogelijk metadata op een geautomatiseerde wijze te verwerven
• Laat je workflow aansluiten bij een geschikte strategie voor langetermijnbewaring (www.edavid.be)
  • Kies voor een strategie die toelaat de leesbaarheid van je digitale bestanden op lange termijn te garanderen.
• Maak afgeleide kopieën al naar gelang je doelstellingen
  • Raadplegingskopie, thumbnail, reproductiekopie, etc.

Verschillende stappen

Een workflow bestaat uit verschillende stappen waarvan de eigenlijke digitalisering slecht één van de facetten is. Ook de voorbereiding, de opvolging en de nazorg vragen veel aandacht. De werkzaamheden beperken zich evenwel niet alleen tot het ophalen uit de bewaarplaats, het uitpakken en schonen van de stukken, ook het hernummeren, opnieuw verpakken, het terugplaatsten van de stukken zijn hierbij een aandachtspunt. De eigenlijke digitalisering bestaat uit vijf grote stappen

• Het instellen van de apparatuur
• De productie van de archiefkopie
• De kwaliteitscontrole
• (optioneel) Productie van een geoptimaliseerde kopie (digitale restauratie) + controle
• Productie van afgeleide kopieën en de kwaliteitscontrole