Doelstellingen

Projectplanning Doelstellingen Collectie Kwaliteitscontrole Auteursrechten Workflow

Bij het opstarten van elk project moeten er doelstellingen worden vastgelegd. Wat wil je met het project bereiken? Waarom willen we digitaliseren? ‘Iedereen doet het’ of ‘we hebben er de fondsen voor’ zijn geen valabele argumenten. Digitaliseren is immers geen doel op zich maar een middel om de missie van een instelling te ondersteunen. Het digitaliseren an sich is pas een waardevolle oplossing als het de bestaande situatie verbetert of de procedure optimaliseert. Pas digitaliseren daarom toe wanneer het zich aandient als een goede oplossing om de bestaande situatie te verbeteren. Het is belangrijk om reeds op voorhand een lijst op te stellen met doelstellingen. Gebruik daarbij geen vage omschrijvingen maar probeer zo concreet mogelijk haalbare doelen te formuleren. Zo volstaat het bijvoorbeeld niet om te zeggen dat de digitale documenten van “voldoende kwaliteit” moeten zijn. Beter is het om op te sommen wat hun concreet nut is op korte en op lange termijn

• ... in een databank met wetenschappelijke doeleinden
• ... in een thematische, ecudatieve on line databank
• ... ter conservering van bedreigde orginelen
• ...

De twee voornaamste redenen om te digitaliseren zijn enerzijds het duurzaam bewaren van de originele stukken en anderzijds het verbeteren en verbreden van de toegankelijkheid.

Conservatie

Door een digitale kopie ter beschikking te stellen wordt een origineel stuk veel minder blootgesteld aan manipulaties en de daarmee samenhangende risico’s. De slijtage door het gebruik neemt af en de overlevingskans van het stuk verhoogt.

Digitale toegankelijkheid

Een digitale kopie is veel minder gebonden door fysieke beperkingen eigen aan het analoge origineel. In de digitale wereld kan de informatie veel makkelijker ter beschikking worden gesteld aan een breed publiek. Digitale stukken kunnen ook op nieuwe manieren worden benaderd. Hoewel de twee elkaar niet uitsluiten is het belangrijk om de vraag te stellen waar de klemtoon van het project ligt: conservatie of een betere toegankelijkheid? Ze veronderstellen elk een andere aanpak naar kwaliteitseisen, workflow, planning, enzovoort toe.

Digitale substitutie

Een andere motivatie om te digitaliseren is de digitale substitutie. Hierbij wordt het origineel na het digitaliseren vernietigd. De digitale kopie is dan de enige weerslag die nog rest van het origineel. Daarom moet ze van een zeer goede kwaliteit zijn omdat er geen tweede kans is om het stuk te digitaliseren of in te zien. Deze strategie kan worden toegepast wanneer je het origineel onmogelijk kan bewaren, hetzij wegens plaatsgebrek of hetzij omdat de originelen sterk beschadigd zijn en niet meer te redden.

Aan de hand van een lijstje met realistische en duidelijk geformuleerde doelstellingen kan je in een voorbereidende fase concrete uitspraken beginnen doen, over onder andere de selectie van de te digitaliseren stukken, maar ook over de te behalen kwaliteitseisen en zelfs over de aanpak. Tijdens de planning van het project worden de doelstellingen verder geconcretiseerd naarmate er meer duidelijkheid bestaat over beschikbare fondsen, middelen, personeel, de termijn waarin het project moet worden gerealiseerd, de hoeveelheid en de aard van het materiaal. Eens de planningsfase is afgesloten, mogen de doelstellingen niet meer veranderen.