Collectie

Projectplanning Doelstellingen Collectie Kwaliteitscontrole Auteursrechten Workflow

Het lijkt voor de hand te liggen om de volledige collectie of een zo groot mogelijk deel te digitaliseren. Vaak zijn de middelen echter eerder beperkt waardoor een weloverwogen keuze zich opdringt. Bovendien is heel wat erfgoedmateriaal beschermd door het auteursrecht en mag het niet zomaar worden gepubliceerd. Ook dienen we er ons van bewust te zijn dat niet noodzakelijk alle stukken in gelijke mate de interesse van het publiek kunnen opwekken. Vaak bevatten collecties ook gevoelig materiaal waardoor ze niet kunnen worden ter beschikking gesteld aan het publiek. Tenslotte laten de fysieke staat en de aard van de stukken niet altijd toe om op een goede manier te digitaliseren met de middelen die voorhanden zijn.

We moeten dus een selectie maken van stukken die in aanmerking komen. Daarbij moeten goede selectiecriteria worden gehanteerd om problemen zoals extra kosten, juridische geschillen of het niet aanspreken van het doelpubliek te vermijden.

Het toepassen van selectiecriteria betekent onder andere het bepalen van prioriteiten: welke stukken moeten eerst worden gedigitaliseerd? Bij conservering ligt de prioriteit bij de stukken die op korte termijn door verval worden bedreigd. Ligt het accent op het verbeteren van de toegankelijkheid, dan kan je prioriteit geven aan stukken waar veel interesse voor bestaat.

In acht te nemen overwegingen:

• Welke doelstellingen streeft het project na?
• De conservering van de originelen?
• Het verbeteren van de toegankelijkheid?
• Wat is de inhoudelijke waarde van de stukken?
• Zijn de stukken beschermd door wetgeving, zoals bijvoorbeeld de wet op de privacy of het auteursrecht?
• Wat is de fysieke aard en de staat van het te digitaliseren materiaal

Dit zijn slechts een aantal van de overwegingen die je moet maken bij de selectie van het te digitaliseren materiaal.

De doelstellingen van het project

De reeds eerder vastgelegde doelstellingen van het projecten bepalen deels de selectiecriteria die je zal hanteren bij het selecteren van de stukken.

Selectiecriteria bij conservering

Wat is de fysieke staat van een stuk? In welke mate is het direct bedreigd door verval? Is het nodig om het daarom prioritair te behandelen? In welke mate is een stuk waardevol genoeg om digitalisering en digitale bewaring te rechtvaardigen? In welke mate kan de authenticiteit worden gegarandeerd? Is het mogelijk om de digitale kopieën duurzaam te bewaren? Soms komt het voor dat je een welbepaald stuk niet langer kan bewaren. In dat geval spreken we over spreken over digitale substitutie. Aangezien er geen tweede kans op digitaliseren bestaat, is het zeer belangrijk om de voorgaande selectiecriteria goed in acht te nemen. Belangrijkste zijn het garanderen van de integriteit, de authenticiteit en de duurzame lange termijn bewaring van de digitale kopie.

Selectiecriteria bij het verbeteren van de toegankelijkheid

Zijn de analoge stukken (reeds) (voldoende) toegankelijk? Zijn er fysieke kenmerken die de toegankelijkheid van het origineel beperken? (de staat, het type drager, enzovoort) Is de collectie geografisch verspreid (eventueel over verschillende instellingen of departementen)? In een beeldbank kan je de collectie bijvoorbeeld digitaal terug samenbrengen. Is er vraag naar een verbeterde toegankelijkheid van het publiek? Kan het digitaal beschikbaar maken hier een oplossing bieden? Kan een collectie integraal worden gedigitaliseerd of bestaat de beeldbank uit een eerder losse verzameling stukken die uit verschillende collecties komen? Ook in de digitale wereld krijgt een stuk meer waarde wanneer ook de context mee kan worden opgenomen.

De waarde van het materiaal

Een tweede aandachtspunt is de waarde van het materiaal. Zijn de stukken zowel inhoudelijk als formeel voldoende aantrekkelijk om te digitaliseren? Het antwoord op deze vraag is ten dele subjectief.

Zal een digitale kopie de interesse van het doelpubliek weten te wekken? Is een stuk voldoende representatief voor het onderwerp van de digitale collectie? Zijn andere stukken met hetzelfde onderwerp meer of minder geschikt? Is een stuk uniek of historisch waardevol? Het digitaliseren van een collectie kan een meerwaarde bieden. Digitale technologieën bieden ons nieuwe mogelijkheden om een collectie te bekijken. Een digitaal stuk kent de beperkingen van het analoge origineel niet. Probeer te bepalen in welke mate digitale technologie mogelijk nieuwe inzichten kan verschaffen.

Het bepalen van de waarde van een stuk is eerder subjectief. De ervaring van diegene die hiervoor verantwoordelijk is, speelt een doorslaggevende rol. De selectie gebeurt best door iemand die een goede inschatting kan maken van het historische belang, de relevantie en de uniciteit van een beeld enerzijds, en van de mogelijke meerwaarde van een digitale kopie anderzijds.

Het belang van metadata

Er moet voldoende informatie of metadata over een stuk aanwezig zijn. Metadata of beschrijvende informatie plaatsen een stuk immers in hun context. Dit geldt zowel in de analoge als de digitale wereld.

Metadata identificeren een stuk en zorgen ervoor dat je het kan terugvinden in de collectie. Hoe beter de beschrijving, hoe gemakkelijker het is om een welbepaald stuk terug vinden. Metadata wordt meestal bewaard in één of meerdere databanken. Die databanken kunnen on line aan elkaar worden gekoppeld zodat informatie over de grenzen van collecties heen met elkaar kan worden verbonden. Dit noemt men ook wel interoperabiliteit of uitwisselbaarheid. Een belangrijk criterium is de hoeveelheid beschikbare metadata voor een stuk aangezien ze de waarde van een stuk meebepalen.

De fysieke kenmerken en staat

De fysieke kenmerken en de staat waarin het materiaal verkeert zijn belangrijke aandachtspunten. Dit heeft een impact op de behandeling van het materiaal voor, tijdens en na het digitaliseren. De hoofdregel is dat je er ten allen tijde op moet letten dat het materiaal zo min mogelijk wordt blootgesteld aan risico’s op beschadiging. Dit geldt eveneens bij digitaliseren. Volgende selectiecriteria zijn onder andere van toepassing: Is het mogelijk om de stukken op een goede en veilige manier te digitaliseren met de apparatuur die voorhanden is? In welke mate bemoeilijkt de staat van het stuk het behalen van de vooropgestelde kwaliteitseisen? In hoeverre hebben de fysieke kenmerken een impact op de kosten? Kunnen extra kosten worden gerechtvaardigd?

Volgende fysieke kenmerken hebben impact op het digitaliseringproces. Probeer in te schatten welke gevolgen dit zal hebben voor het geheel. Het advies van een expert is daarbij van onmisbare waarde.

• Het type van het object (boeken, manuscripten, sonofiel, VHS, betamax, etc.)
• Het productieprocédé van het desbetreffende stuk
• De ouderdom van het object.
• De dimensies (grootte, afmetingen)
• De fysieke drager waarvan gebruik werd gemaakt (glas, acetaat, polyester, papier, …)?
• De staat waarin het materiaal zich bevindt.