Casus: On demand creatie en distributie

Inleiding Proefopstelling Afbeeldingen Geluid Besluit

Met on demand creatie en distributie bedoelen we het aanmaken en afleveren van een raadpleegbare digitale kopie op aanvraag. Dit kan een mogelijke oplossing zijn voor het probleem van de moeilijk toegankelijke archiefkopie. Een alternatieve strategie is het op voorhand aanmaken van een digitale raadplegingskopie; bijvoorbeeld als mogelijk eindproduct van het digitaliseringsprocédé.

Inhoud 1 On demand creatie en distributie 2 Casus 3 Besluit

On demand creatie en distributie

Concreet houdt on demand creatie en distributie in dat er in eerste instantie geen raadplegingskopieën op voorhand worden gemaakt. Bijvoorbeeld tijdens het digitaliseringsproces. Er worden enkel archief- en veiligheidskopieën geproduceerd en bewaard. Pas op het moment dat iemand een gedigitaliseerd stuk wil raadplegen, zou het beheersysteem op basis van de moederkopie automatisch een raadplegingskopie genereren. Het is niet de bedoeling om automatisch geproduceerde raadplegingskopieën te bewaren: na raadpleging verdwijnen ze uit het systeem.

Het toepassen van on demand creatie en distributie van raadplegingskopieën brengt een aantal voordelen met zich mee.

• Het vermijden van extra kosten
  Het opslaan van een grote hoeveelheid raadplegingskopioeën brengt relatief hoge kosten met zich mee die jaar na jaar terugkeren.
  • Opslagkosten voor onder andere opslagcapaciteit, beheer, beveiliging,... zullen lager liggen: in deze strategie worden enkel de archief- en veiligheidskopieën bewaard.
  • Het valt moeilijk in te schatten of een gedigitaliseerd stuk al dan niet zal worden geraadpleegd. Deze strategie laat toe om dichter bij de realiteit te staan: er wordt enkel een raadplegingskopie geproduceerd wanneer er vraag is.
  • De technologische evolutie impliceert dat het formaat waarin een raadplegingskopie wordt opgeslagen op lange termijn in onbruik zal geraken. Deze strategie vermijdt dat men op termijn grote hoeveelheden raadplegingskopieën opnieuw zou moeten produceren.
• Vereenvoudiging van het digitaliseringsproces
  Deze aanpak vermijdt immers dat er een extra raadplegingskopie moet worden aangemaakt. Na de kwaliteitscontrole kan de archiefkopie onmiddellijk in een digitale bewaarplaats worden geplaatst. Wanneer een bezoeker een stuk wil raadplegen produceert het systeem automatisch een raadplegingskopie aan.
• Schaalbaarheid
  Deze aanpak zou zowel voor kleine als grote collecties kunnen worden aangewend. Bijvoorbeeld: een beperkte digitale collectie binnen een kleine erfgoedinstelling kan lokaal in de leeszaal via enkele pc's ter beschikking worden gesteld. Een goed uitgeruste computer kan dienst doen als server en op aanvraag eenvoudig raadplegingskopieën genereren. Anderzijds zou een instellingen met een grote gedigitaliseerde collectie en voldoende middelen deze strategie kunnen toepassen om deze integraal on line ter beschikking te stellen.
• Flexibiliteit
  De vorm waarin een raadplegingskopie wordt aangeleverd kan nu worden gestuurd. Zo zou een gebruiker bijvoorbeeld kunnen kiezen in welk bestandsformaat (PNG, JPEG,...) een afbeelding wordt aangeleverd. Het zou ook mogelijk zijn om bijvoorbeeld te kiezen of een geluidsfragment al dan niet wordt gestreamed, of als MP3 wordt aangeboden.
• Vereenvoudiging van het beheer van de digitale collectie
  Het vermijden van op voorhand aangemaakte raadplegingskopieën vereenvoudigt het beheer van de digitale collectie.
  • Synchronisatie van archiefkopieën en raadplegingskopieën vermijden
    • Voor elke archiefkopie moet er op voorhand geen raadplegingskopie worden voorzien om het stuk toegankelijk te maken.
    • Er moet geen koppeling tussen archiefkopie en raadplegingskopie waarvan de persistentie door controles wordt gegarandeerd, worden gelegd. (bijvoorbeeld: de documentnaam)
  • De hoeveelheid beschrijvende informatie of metadata wordt beperkt. De metadata van een raadplegingskopie als aparte verschijvingvorm van het document hoeft niet meer te worden opgenomen.
  • Auteursrechten kunnen op een flexibele en geautoamatiseerde wijze worden afgedwongen. Een beheersysteem kan bijvoorbeeld slechts een fragment van een volledige geluidsopname ter beschikking stellen.
  • Migratie en conversie naar nieuwe bestandsformaten beperken zich slechts tot de archief- en veiligheidskopieën.

Aan het gebruik van deze strategie zijn anderzijds een aantal voorwaarden verbonden.

• Hardware en software
  Een vlotte toepassing van deze aanpak vereist krachtige hardware en performante software.
• Ontwikkeling
  Het ontwikkelen van een bruikbare toepassing gebaseerd op deze strategie vraagt enige kennis van zaken. Overweeg om eventueel samen te werken met een partner die over gespecialiseerde kennis beschikt.

Casus

In dit onderzoek willen we één onderzoeksvraag beantwoorden:

Is het mogelijk om on demand raadplegingskopieën aan te maken en deze toegankelijk te maken voor de aanvrager op een gebruiksvriendelijke wijze?

Via een proefopstelling probeerden we een antwoord te bieden op deze vraag. Die proefopstelling werd opgebouwd rond een client/serverarchitectuur. Daarbinnen werden op beperkte schaal testtoepassingen ontworpen die toelieten om on demand raadpleginskopieën aan te maken en af te leveren.

Het onderzoek is opgesplitst in twee documenttypes:

• Afbeeldingen
• Geluid

De reden hiervoor is dat het toegankelijk maken van gedigitaliseerde beelden en geluidsfragmenten een verschillende aanpak vergt.

Het is niet de bedoeling om een geoptimaliseerde procedure uit te werken of om een kant-en-klare toepassing te ontwikkelen. In deze casus willen we enkel nagaan in welke mate het mogelijk is om met beperkte middelen een dergelijke strategie te realiseren.

Besluit

Het gebruik van on demand creatie en distributie van raadplegingskopieën is zeker en vast mogelijk. Gezien de voordelen die zo'n aanpak biedt, is deze het overwegen waard.

Het toepassen van deze aanpak veronderstelt wel dat er met een aantal factoren bepalend voor een succesvolle implementatie, wordt rekening gehouden.